Répondre à un appel d’offres : les meilleurs techniques

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Dernière mise à jour le : 19 août 2020 par Rénovation et travaux

L’appel d’offres est aujourd’hui presque toujours un passage obligé pour les professionnels du bâtiment, mais pour bon nombre d’artisans ces démarches demeurent complexes. Voici donc quelques astuces, conseils et techniques pour franchir les obstacles !

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Bien sélectionner ses appels d’offres

Estimez vos chances de remporter le dossier d’appel d’offre dans le bâtiment, vérifiez la distance du chantier et en quoi exactement celui-ci consiste. Mieux vaut privilégier des appels d’offres de qualité à la quantité et ne pas s’attarder sur des travaux qui ne remplissent pas vos critères.

Pour être sûr de vous, en même temps que la lecture du dossier, établissez une liste avec les avantages et les inconvénients que présentent le marché publique comme sa durée, sa localisation ou encore sa complexité.

Vérifiez que votre entreprise correspond bien aux attentes du commanditaire public et si vous pourrez répondre favorablement à toutes ses demandes –spécialisation, nombre de salariés ou encore le matériel en votre possession – si ces points ne sont pas remplis, ne perdez pas votre temps et partez à la recherche d’un autre appel d’offre BTP qui sera plus à même de répondre à vos compétences liées au bâtiment.

Apprenez également à lire entre les lignes et à détecter les appels d’offres publics biaisés. Une demande d’intervention très courte sur un chantier pourrait privilégier une entreprise locale par exemple, exclura de fait de l’appel d’offre public les entreprises en dehors d’un certain périmètre.

Marchés publics : respecter les règles

Veillez à rendre un dossier complet et à bien fournir l’ensemble des documents demandés. Cela peut vous paraitre évident, mais c’est sans doute le premier critère qui permettra à votre dossier de candidature à l’appel d’offres BTP d’être étudié. Faites attention également à la qualité des copies fournies. Toute pièce illisible ou sur laquelle il y a un doute sera très certainement mise de côté, mettant instantanément en péril votre candidature. Pour vous assurer de ne perdre aucune pièce, numérotez vos pages, cela pourrait s’avérer très utile. Si vous avez un doute ou besoin d’une explication, n’hésitez surtout pas à joindre la personne en charge de l’appel d’offres public. En effet, un numéro et un contact accompagnent toujours la publication d’un marché public. (Pour faire une demande, remplissez le formulaire en bas de page)

La candidature en elle-même. Vous avez généralement entre 2 à 3 semaines pour y répondre. Cela vous laisse un peu de temps pour bien préparer votre appel d’offres BTP. Pour chaque demande, soyez concis et le plus clair possible dans vos explications. La personne qui étudiera votre dossier sera beaucoup plus attentive à vos arguments si elle n’a pas à chercher les points qui l’intéressent dans un « catalogue » confus de compétences ou de propositions liées au bâtiment. Ne négligez pas non plus la présentation, aérez votre mise en page, répondez point par point. Ces petits détails feront gagner du temps à votre interlocuteur et lui faciliteront grandement la tâche. Il aura ainsi une idée plus précise de vos intentions et la façon dont vous voyez le projet. Enfin, défendez votre dossier comme s’il s’agissait de n’importe quel client privé et soyez très précis dans votre devis.

Pensez à bien identifier la personne chargée de l’appel d’offres public ou le service validant les dossiers de candidature. Cela va vous permettre d’évaluer le niveau de connaissance de la personne ou de la commission qui remportera le marché public. En fonction de ce delta de compétences, adaptez votre discours et vos explications, approfondissez les éléments les plus éloignés de vos interlocuteurs et ne vous appesantissez pas sur d’autres points qu’ils pourraient maîtriser. Cela serait très certainement une perte de temps pour tout le monde. Cet équilibre va vous aider à mieux orienter votre discours et mieux toucher les chapitres clés du dossier.

Personnaliser votre appel d’offres

Ne reproduisez pas le texte mis sur vos plaquettes ou ne faites pas un copier-coller des arguments présents sur votre site internet. Pensez à bâtir un argumentaire solide qui viendra s’appliquer à cet appel d’offres lié au bâtiment en particulier. Ne le traitez pas comme un chantier parmi d’autres. Plus vous serez original dans vos propositions, plus votre interlocuteur comprendra que vous avez un œil unique sur ce projet lié au bâtiment.

Mettez en avant une compétence propre à votre entreprise, une technique du bâtiment que vous maîtrisez parfaitement ou un produit innovant dont vous vous servez régulièrement. En fait, utilisez tout ce qui peut vous démarquer de la concurrence. Une fois que les compétences d’une structure sont établies, le choix entre deux entités se joue bien souvent sur des détails. Un service, une proposition ou une observation pourront faire pencher la balance entre votre faveur. Même si cela peut vous paraitre anodin, ce genre de geste ne pourra qu’attirer l’œil de votre interlocuteur. Attention cependant à ne présenter que des choses que vous maîtrisez, il ne s’agit en aucun cas de vous inventer des compétences ou de soutenir une solution irréalisable.

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Un groupement d’artisans du bâtiment, un atout certain

De plus en plus mis en avant par la Fédération Française du Bâtiment (FFB) ou la Confédération de l’Artisanat et des petites et moyennes entreprises du bâtiment (CAPEB), les groupements d’artisans sont souvent la clé pour remporter un appel d’offres public. Cela vous permet de vous associer à d’autres entreprises du bâtiment qui travaillent sur différents corps de métiers, et donc, de proposer davantage de services et de compétences. Vous associer à un peintre, un maçon ou un électricien vous ouvre les portes d’appels d’offres du bâtiment plus conséquents ou au moins de remporter plusieurs lots. De plus en plus de collectivités sont attentives à ce type d’initiatives.

Ce choix rassure également les collectivités qui limitent ainsi les problèmes sur le chantier entre les diverses structures. Si des entreprises du bâtiment ont répondu ensemble à l’appel d’offres public, elles seront plus à même de collaborer. Cela facilite aussi la gestion quotidienne du dossier et simplifie la relation avec le responsable de celui-ci.

Répondre à un appel d’offres public de façon groupée vous permet également d’échanger au préalable avec l’ensemble des entreprises du bâtiment. Parmi elles, certaines auront sans doute plus d’expérience et pourront la mettre au service du groupe. Ainsi vous pourrez monter des dossiers liés aux marchés publics plus aboutis, avec plus de propositions et donc plus qualitatifs. Avant de vous lancer dans cette aventure, sélectionnez les entreprises avec soin et soyez très vigilant lors de la constitution du dossier. Si un document manque à l’appel, cela pénalisera l’ensemble du groupe.